Chatwork アシスタント

Chatwork アシスタントは想像よりもはるかに複雑な作業を任せることができて驚きました

歯科クリニックの予約管理システム「Apotool&Box」を提供するストランザはシステムの都合上、導入時にどうしても発生するデータの移行作業に通常業務が圧迫されていました。これを解決するために採用したのが、Chatwork アシスタント。その結果、業務効率は大幅にアップしたそうです。

株式会社ストランザ

歯科クリニックの予約管理システム「Apotool&Box」、歯科医院向けiPadポスレジ「お会計さん」などの開発・販売をおこなう。「Apotool & Box for Dentist」は優れたインターフェースや検索機能を備えており、医院の経営管理にもつなげられるシステム。(取材:2017年2月)

運用サポート
門脇 真奈美様

院内コミュニケーションの円滑化のみならず、経営的な視点からも魅力的なシステム「Apotool&Box」

ストランザの事業について教えてください。

門脇:歯科クリニックの予約管理システム「Apotool&Box」の開発・販売をおこなっております。医院様では患者さんの予約管理を紙ベースでされているところが多いのですが、「Apotool&Box」は予約管理システムをベースとしながらも、まったくあたらしい経営管理システムとなっております。

経営管理とは。

門脇:予約データや売上データを活用することで患者さんの傾向などがわかり、オペレーションの改善などにつながります。「Apotool&Box」でしたら、データ分析をするところまで考えてつくられているので、予約管理から経営管理へとつなげることができるのです。

以前から業務で使用しているChatworkで依頼できるのが導入のきっかけ

Chatwork アシスタントを導入したきっかけを教えてください。

門脇:医院様がレセコン(※)から「Apotool&Box」に移行する際、レセコン側のデータを加工して移行するという作業が発生します。それを弊社でおこなうのですが、案件が重なるとどうしても手が足りなくなってしまっていたのです。そこでChatwork アシスタントにお願いできないかと考えたのがきっかけです。

(※)レセコンとは、レセプトコンピューターの略称です。医療機関ではレセプト(診療報酬点数)を支払機関へ提出するための専用ソフトウェアのことを指します。

外注に出すということは考えませんでしたか。

山口:なかったですね。というのも、弊社は以前からChatwork自体を使っていたこともあり、弊社の代表である西島がChatwork アシスタントにお願いできないかな?と言い出して話が進んだのです。

門脇:Chatwork アシスタントはタイムリーな作業依頼に対応が可能ということもあり、優秀なアシスタントが在籍しているというのも安心して依頼できると思ったポイントでしたね。

同社の山口様(左)、門脇様(右)にお話を伺った。

採用コストをかけずに、Chatwork アシスタントに業務を依頼

Chatwork アシスタントに依頼しているのはデータ移行だけですか。

山口:他にブログやFacebookへの記事投稿、メーリングリストへのメール配信など、Webまわりの業務もお願いしています。実は最初はお願いするつもりはなかったのですが、作業実績を拝見していて、これなら新たな依頼ができそうだと気づき、お願いすることになりました。新しく人を採用するという話もあったのですが、なかなか良い人が見つからず……。

門脇:医院様に取材した事例記事、写真などの素材を「こういう配置でお願いします」のようにお願いすると、しっかり投稿していただけるのです。本当になんでもやっていただけるんだなと。

Chatwork アシスタントの利用で残業時間の削減

実際にChatwork アシスタントを利用した感想をお聞かせください。

門脇:とても助かっています。本当に、この言葉に尽きます。依頼することにして本当に良かったと実感しております。作業の仕上がりも早く、追加修正が発生しても迅速に対応していただけます。バックオフィスの仕事が軽減され、業務の効率化がはかれました。

山口:Chatworkを使っていることもあり、普段のコミュニケーションの延長でできるのがいいですね。距離感が近いんです。チャットなのでちょっとしたやりとりが気軽にできますし、お願いすればすぐ作業に取りかかっていただけます。

門脇:これまで通常業務に加えて毎日1〜2時間ほどかけておこなっていた作業がなくなったことは大きいですね。本来やるべき仕事に集中できるようになりました。

作業依頼のやりとりがスムーズにおこなえた

Chatwork アシスタント導入時に心配・懸念していた点を教えてください。

門脇:初めて依頼したときは、作業の説明をしてから実際に作業してもらうまで時間がかかってしまうのではと心配していました。私たちも電話の応対などいろいろな仕事をしながら依頼することになるので、作業依頼のやりとりがうまくできるか不安だったのです。

山口:でも最初の依頼でアシスタントの方にうまく意図を汲み取っていただき、理解していただけました。おかげでスムーズに問題なく進みました。

ルールを決めて、コミュニケーションをとるのが運用のコツ

Chatwork アシスタントを使う際に気をつけていることや、依頼のコツなどがあれば教えてください。

門脇:やはり、最初が肝心です。きちんと丁寧に説明することで、しっかりした成果物を戻していただけます。そこで現在は「Teach me Biz」というサービスでマニュアルを作成し、アシスタントの方と共有するようにしています。詳細までお伝えすることが可能ですし、作業にあたっていただく方が替わられても情報共有が簡単にできます。依頼する私たちの時間短縮にもなりますし、仕上がりも統一されますから。

山口:こちらの依頼がふわっとしていると、当然ですがアシスタントさんもどうすればいいかわかりませんからね。

門脇:データ加工だけでなく他社システムから乗り換える際にも同様の作業をお願いしています。レセコンからの依頼よりも少し複雑な作業になるのですが、このときはビデオチャットを使って複数のアシスタントさんにレクチャーしました。

具体的に、丁寧に依頼することがChatwork アシスタントを使いこなす秘訣というわけですね。Chatwork アシスタントを利用するにあたって、運用ルールなどはありますか。

門脇:作業工程に時間が必要な場合は、3日前までに依頼の予定日をお伝えすることにしています。作業者の手配を事前にしていただくことで、確実にその予定日に作業をおこなえるからです。

山口:そうしなければならないのは、医院様の日程が限られている場合が多いからです。システムを移行するのにどうしても2日間はかかってしまうのですが、その間、病院を閉めるわけにはいきません。新しい予約も入ってきてしまいます。そこで、作業日を休診日にあてるなどして、できるだけ差分情報が出ないようにしているのです。

門脇:少しでも医院様の負担を減らすとなると、作業日に休診日を含むスケジュールを設定する必要があります。急に依頼するとアシスタントさんの数が足りないことがあるかもしれないので、こういった場合は早めに依頼することをルール化しています。

本当にやるべき仕事に集中できる

これからChatwork アシスタントの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

門脇:やるべきことに時間を費やせるようになる、優秀で便利なサポートです。時間の有効活用につながるので、とてもおすすめです。

山口:思ったよりも本当にいろいろなことを依頼できます。しっかりと依頼の意図を伝えれば、できない作業はないのでは、と思いますね。

門脇:複雑な依頼の場合はビデオチャットや画面共有でリアルタイムにレクチャーや指示出しができるのが便利です。サポートも柔軟で嬉しく感じます。

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