Chatwork アシスタント

高い費用対効果に満足! 人件費、採用コストの削減ができています

月額定額制でデザインやコーディング、ECサイトの更新などが依頼し放題の『制作秘書®』を提供するシクロマーケティング。Chatwork アシスタントを導入したところ、よりクリエイティブなコア業務に集中することができ、生産性の向上とコスト削減につながったといいます。どんな仕事をお願いしているのか、使い方を伺いました。

シクロマーケティング株式会社

2011年創業。月額定額制でPC業務・制作業務を“まるなげ”できるサービス『制作秘書®』を提供。対応範囲はWebサイト更新やコーディング、バナー制作から電話アンケート、音声文字起こしまで多岐にわたる。(取材:2018年2月)

山口 友宏様

競合調査で存在を知り、お試しで導入

Chatwork アシスタントを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

山口:弊社は月額定額制でPC業務を手軽な価格で外注できる『制作秘書®』というサービスを2014年より提供しているのですが、ここ最近、類似サービスが急増してきたこともあり競合調査をしたときに、その中のひとつにChatwork アシスタントの名前が挙がったんですね。もともとChatworkは使っていたので、「Chatworkからもこんなサービスが出てたんだ!」と驚きまして。

ただ、よくよく調べてみると『制作秘書®』はデザイン制作やECサイト更新などの領域を対象としていますが、Chatwork アシスタントは、簡易的な秘書業務のような使い方をメインとしていたため業務領域が違っていることがわかり、ノンコア業務の対応時間が毎月増えていたことから、いったん使ってみようということで始めてみたのがきっかけでした。

そういった理由からなんですね!実際に使ってみていかがでしたか。

山口:まず、『制作秘書®』とは競合しなかったですね。最初は社長である齋藤の秘書的な立ち位置で使っていて、本当に簡単な業務をお願いしていました。たとえば、読んだ書籍の中で、グラフ化したい箇所をExcel起こすなどのレベルの業務です。

最初はトライアルで使っていたのですが、便利なので社員用にも導入しようということで、そこから本契約にいたりまして、3ヶ月プランで使ってみました。ところが、その期間はぜんぜん対応時間をうまく消化できなくて、結局、そこで1度終了させていただいたのです。

その後、もう1度トライすることになり、今度は社内にもルーティン化の方法や使い方を齋藤がレクチャーして、ノンコア業務で頼めるものはどんどん頼んでいきましょうということで再スタートしました。

今は頼むほうも慣れまして、ずっと継続して使わせていただいております。

社長が旗振り役となって社内に浸透

社員の皆さんの反響はいかがでしたか。

野平:最初は面倒臭そうというイメージを持つ人が多かったみたいですね。頼む手間が面倒だから、それなら自分でやっちゃおうという感じでした。

山口:こういったサービスが浸透するためには推進する人が1人は必要ですね。弊社の場合、それは社長の齋藤だったわけです。

実際に使い始めてみると社員も便利さに気づいたようで、だんだんと「今日使ってもいいですか?」というような声も聞かれるようになり、盛り上がっていきました。
ただ、最初は何を頼むのか考える難しさもあるようです。自分でやっていた作業が途中まで進んだところで、「あれ、これ頼めたな」って思うことも多いです(笑)。そこは慣れもありますね。

同社の山口様(左)、野平様(右)にお話を伺った。

簡単な業務から専門的な業務まで何でもこなせることに驚いた

具体的にどんな業務に使っていただいているのでしょうか。

山口:そこは当社の『制作秘書®』の思想とも共通する部分なのですが、私たちがノンコア業務と呼んでいるところをお願いしています。社員でなくても対応可能で、サービスや事業自体にクリティカルな影響を与えない業務をノンコア業務と定義していて、たとえば自社Facebookページに毎日サービスの導入事例記事を投稿しているのですが、これを1日1回投稿してくださいというお願いをルーチンでしています。これで社員はより生産性を上げるための業務に集中することを方針としています。
それから、営業事務的なサポート業務や、勤怠管理のCSVファイルをまとめる業務、ちょっとした電話連絡までやっていただけるのは驚きでした。

野平:私が驚いたのは、代表の斉藤が2年間分のコホート分析(ユーザーをグループに分け行動の変化を分析すること)をお願いしたら、サクッと理解してやっていただけたことですね。正直、自分でやっても一日ががりの作業なので、アシスタントさんのプロフェッショナルぶりに感心しました。

使いこなすコツはフォーマットと面倒臭がらないこと

Chatwork アシスタントを使いこなすコツは何でしょうか。

山口:私は必ずフォーマットにしてお願いしていますね。冒頭に「業務依頼」と書いて、主旨や参照ページ、希望納期など必要事項を番号を振って箇条書きにします。このほうがお互いにわかりやすいですから。

野平:面倒臭がらずにどんどん頼むということですね。自分でやったほうが速いと考える人は多いのですが、そこをお願いすることで自分がコア業務に集中できます。特にルーチン作業は1度お願いすれば理解してもらえますから。

人を雇うことを考えると費用対効果は高い

Chatwork アシスタントを導入してよかったことは何でしょうか。

山口:まず、表に出づらいコストが減りました。弊社は何かサービスを使うとき、すべて人件費率で決めています。たとえばChatwork アシスタントの月額料金がこれくらいだから、これくらいの仕事をお願いするとプラスになるというような話です。ちゃんと使いこなせば費用対効果はかなり高いですね。

それこそ営業事務を1人雇うと思えばかなりのコスト削減ですからね。しかも、それぞれの業務を個別のプロフェッショナルにお願いできるところもいいですよね。

野平:1人で対応しようとすると、やはり1つひとつの業務のクオリティはどうしてもばらつきますからね。

山口:社内にいるとどうしても馴れ合いが発生するという弱点もありますしね。Chatwork アシスタントならそういうこともなく、淡々と進めていただけますし。

アシスタントの対応はいかがでしょうか。

野平:Chatworkを使ったやり取りもスムーズで、弊社のスタッフとしても見習うことが多いくらいです(笑)。仕事を始めるときは「これからスタートします」とチャットが飛んできて、終わりにはきちんと今日やった仕事の内容が報告していただける。当たり前ではありますが、意外とできない人もいますから、見習うべきことですよね。

採用が難しい今、外注サービスの活用は不可欠

Chatwork アシスタントの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

野平:ご存知のように、今どんどん採用が難しくなっています。採用活動にもコストがかかりますし、それでも採れないことも多いです。Chatwork アシスタントや制作秘書®のようなサービスをきちんと使っていかないと、会社が回らなくなっていくと思います。

山口:もちろん、人を採って育てることも必要ですが、それも職種・業種によりますし、会社のフェーズにもよりますね。特に急成長中のベンチャー企業などであれば、ノンコア業務は外注してしまい、コア業務に集中したほうが確実にいいでしょうね。うちの方針もまさにこれで、ノンコア業務としての作業はその道のプロに依頼し、本来社員が取り組むべき「コア業務」(=企業としてのミッション)に徹底的に時間を使うという考え方です。これにより、必要数以上に人が増えすぎることも防ぐことができます。そこから業績が伸びれば、あらためて自分たちがどのフェーズにいるのかを考えればいいのです。

われわれにとってのノンコア業務は、Chatwork アシスタントのアシスタントさんにとってはコア業務ともいえます。アシスタントさんにお願いすることで、お互いコア業務に集中できるのです。

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