Chatwork アシスタント

バックオフィス業務を効率化し、やるべき仕事に集中できました

2015年の設立以来、モバイル動画領域で急成長を遂げている株式会社Candee。ベンチャー企業ならではのスピード感で事業を展開する同社の課題は、定型のコーポレート業務をもっと効率化したいということ。そのために選んだツールが「Chatwork アシスタント」だった。

株式会社Candee

2015年創業。モバイル動画市場における知見を有する経営陣及びスペシャリスト集団のもと、モバイル動画時代の「新しい時代のカルチャーとスターの創出」をミッションに掲げ、メディア事業・広告事業・タレントマネジメント事業を展開。SNSを活用したモバイル動画コンテンツの企画・制作において、スマートフォンならではの新しい映像フォーマットに次々とチャレンジし、モバイル動画時代のトップランナーとして実績を作っている。(取材:2017年4月)

執行役員
熊谷 永典様

設立から2年、急成長しているモバイル動画時代のスペシャリスト集団

Candeeの事業について教えてください。

熊谷:2015年に設立以来、モバイル動画時代の「新しい時代のカルチャーとスターの創造」をミッションに掲げ、モバイル動画を中心にメディア事業、広告事業、タレントマネジメント事業を展開しています。動画・番組制作からキャスティング、PRまでワンストップで国内最高のソリューションをご提供するデジタルマーケティング集団です。

自社でタレントさんのマネジメントもしていると伺いました。

熊谷:はい、自社でのマネジメントもおこなっています。コンテンツを作る上で必要なものは3つ。コンテンツそのものと、コンテンツに付加価値をつける演者(タレント)。そして広告です。従来ですとコンテンツであればTV局、タレントは芸能事務所、広告は代理店がそれぞれ受け持っていましたが、スマートフォン動画ではよりスピードが求められますので、Candeeではそれらを垂直統合で自社でおこなっています。

2015年の設立以来、急成長していらっしゃいますね。

熊谷:おかげさまで社員も半年前までは30人だったのが、今は70人ほどにまで増え、コンテンツ制作案件も増加中です。

数あるサービスの中から、Chatwork アシスタントに決めた理由

そうした中でChatwork アシスタントを導入したのはなぜでしょうか。

熊谷:コーポレートの業務は多岐にわたりますが、コーポレートメンバーには、できるだけ非定型・社内でしかできない業務に集中してもらうため、導入しました。以前は各担当が定型業務もおこなっていたのですが、子会社が6社あることもあって、業務量がどんどん増えていきます。時間をかけていけば業務遂行できますが、それならばアシスタントさんにお願いして、わたしたちはわたしたちにしかできない仕事をやっていこうと考えました。

なぜChatwork アシスタントだったのでしょうか。他のサービスは検討しましたか。

熊谷:もちろん検討しました。たとえばクラウドソーシングで依頼する方法も考えましたが、依頼するのが大変ですし、案件ごとに入札する仕組みのため、継続してお願いするのが厳しいかなと思いました。

そんな折、アシスタントサービスというものがあることを知り、Chatworkでもやっているということでしたので、さっそく社内で検討してみました。

以前からChatworkを利用していましたので、チャット上でそのままコミュニケーションできるというのは大きかったです。わざわざ他のブラウザでログインして……というのは大変ですから。

また、30時間というまとまった時間でお願いできることも決め手でした。定常業務を依頼したいため、毎月継続的に、できるだけ同じ方、同じチームでやっていただいた方が効率も良く、ミスも減ります。実際、30時間でも足りなくて、今は60時間に増やしています。

スキルの高いアシスタントだから、マルチタスクを依頼できる

人を雇うということは考えませんでしたか。

熊谷:少しだけ考えましたが、Chatwork アシスタントさんにお願いしました。採用した場合、1人でできる業務はある程度限られてしまいますが、Chatwork アシスタントはマルチタスクのため、幅広い業務が可能で頼りがいあります。

たとえば、人事業務や経理業務もできる。海外メール対応もしてくれるでしょうし、秘書さんがおこなうような会食の手配だってお願いすればやっていただけるでしょう。1人の社員にそこまでのマルチタスクは不可能です。社員には、その方の得意分野をお願いしていますが、Chatwork アシスタントはそれぞれのタスクをこなせる方々がそれに応じて担当してくれるのはありがたいですね。

これまで時間を費やしていた定型業務が6割近くも削減できた

アシスタントにお願いしている業務内容はどんなものでしょうか。

羽田:たとえば経理での細かいチェックです。申請内容の数字や勘定科目の設定が間違っていないかといった1次チェックをお願いしています。それまでは1度チェックして、不備があれば差し戻して……とやっていたのですが、 1次チェックをアシスタントさんにお願いできることで大幅に労力を軽減できています。

また、支払調書作成などのExcel業務もお願いしています。弊社から個人の方にお願いしている案件がExcelに入力されているのですが、お名前や住所、支払額、源泉額などを調書作成用の表に移していくのです。

これをわたしたちが目でチェックしながらやっていると相当な時間がかかるのですが、アシスタントさんだと2〜3時間程度で戻ってきました。

熊谷:また、Excelを使用する業務は、社内でおこなうより高度かつ素早く作成してくれます。

羽田:そうですね。Excelスキルは本当に高いと思いますね。

熊谷:人事でいうと、採用管理ツールへの登録をお願いしています。いろんな採用媒体で募集を出しているのですが、そこで応募が入ると、アシスタントさんに採用管理ツールへ履歴書や職務経歴書、基本情報を登録してもらっています。わたしたちは採用管理ツールだけを見ていれば、その後のフローを進められる仕組みになりました。

契約書管理の業務もお願いしています。クラウド上での契約書管理ツールを導入しているのですが、アシスタントさんにもアカウントを発行して、そちらにログインできるようにしています。今はいろいろな業務がクラウドでおこなえるようになったので、アシスタントさんにお願いできる仕事の幅は広いですね。

Chatwork アシスタントを利用してみていかがですか。

熊谷:リモート作業とはいえ、しっかりした対応で作業を進めていただけますし、Chatworkで随時連絡がとれるので、指示の追加や要望もすぐに伝えることができて作業が滞ることがありません。とても満足しています。

羽田:経理としては6割くらい効率化できたと感じています。1次チェックがないというだけで、本当に楽になりました。

同社の熊谷様(左)、羽田様(右)にお話を伺った。

心配していたコミュニケーションは問題ありませんでした

Chatwork アシスタント導入時に心配・懸念していた点はありますか。

熊谷:やはり顔が見えないので、チャット上のテキストだけで指示がうまく伝わるか心配していました。ただ、過不足分や伝えづらい部分はSkype電話などでもコミュニケーションしているため、まったく問題はありませんでした。

Chatwork アシスタントの運用ルールやスムーズな依頼のポイントがあれば教えてください。

熊谷:3つあるかと思います。1つめは、コミュニケーションが煩雑になるため、依頼の窓口の集約化です。窓口が増えるとアシスタントさんとしても誰に問い合わせれば良いのかわかりませんし、回答がバラバラになってしまうため、できるだけ集約しました。

依頼の窓口となる方は、依頼する業務全般を把握している方にすべきかと思います。今は私がメインで対応していますが、今後お互いが慣れてきたら、別の担当者をたてる予定です。

2つめは、マニュアルをしっかり作ることです。Chatwork上の概要欄にマニュアルのリンクを貼っておけばアシスタントさんが入れ替わっても対応できます。

3つめは、納期の2、3日前に余裕を持って依頼することもポイントです。対応時間は短いものの、納品まで時間はある程度かかりますので、余裕をみて依頼しています。

これからChatwork アシスタントの導入を検討する企業へメッセージをお願いします。

熊谷:ぜひはやく導入してください!と思います。マルチタスクの業務を依頼できますので、本当に便利です。

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